Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jest samorządową jednostką organizacyjną Gminy Miasta Toruń, powołaną na mocy uchwały nr 466/16 Rady Miasta Torunia z dnia 24 listopada 2016 roku. Działalnością Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych kieruje Dyrektor powołany przez Prezydenta Miasta Torunia.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych rozpoczęło swoją działalność w dniu 1 grudnia 2016 roku, a z dniem 1 lutego 2017 roku objęło usługą wspólną 22 jednostki oświatowe w Toruniu. Do dnia 1 sierpnia 2017 roku usługą wspólną objęte zostaną wszystkie – 70 jednostek oświatowych w Toruniu.
Koncepcja działania przy wsparciu centrum usług wspólnych pojawiła się w Stanach Zjednoczonych. Pierwszymi przedsiębiorstwami, które wcieliły ją w życie były Ford, General Electric i Baxter Healthcare w połowie lat 80. XX wieku. Następnie wdrażały ją przedsiębiorstwa z Europy, m.in. Intel, Whirlpool, Allergen w latach 90. XX wieku.
W Polsce pierwsze centra usług wspólnych zaczęły powstawać na początku XXI wieku, z największą falą inwestycji przypadającą na okres po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej.
Najczęściej świadczonymi usługami przez centra są usługi księgowe.
Głównym celem tworzenia centrów usług wspólnych jest ograniczenie kosztów poprzez wyeliminowanie powielania czynności przez pracowników rozproszonych jednostek i świadczenie ich z jednego, centralnego miejsca. Najczęściej dotyczy to powtarzalnych czynności, które nie wchodzą w zakres działalności podstawowej tych jednostek, takich jak księgowość, obsługa płatności i płace.
Wśród innych korzyści wymienia się poprawę funkcjonowania dzięki ujednoliceniu procesów i procedur, lepszą kontrolę wewnętrzną, skrócenie czasu raportowania do spółki-matki, lepszy obieg dobrych praktyk i wiedzy w organizacji.
Zarządzanie finansami
Rachunkowość
Sprawozdawczość finansowa
Podatek VAT
Płace
Rozliczenia ZUS i US
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych odpowiedzialne jest za konsolidację podatku VAT dla całej Gminy Miasta Toruń. W ramach świadczonej usługi TCUW dokonuje m.in.: weryfikacji rejestrów cząstkowych VAT przekazanych przez jednostki obsługiwane dla celów rozliczania podatku VAT, dotyczących realizowanych przez nie transakcji sprzedaży oraz zakupu towarów i usług. Wprowadza następnie odpowiednie dane do rejestru zbiorczego, a w efekcie dokonuje konsolidacji danych cząstkowych do sporządzania deklaracji zbiorczej VAT-7 dla Gminy Miasta Toruń.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jest odpowiedzialne za dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, PEFRON i innymi instytucjami administracyjnym dla jednostek obsługiwanych.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych prowadzi obsługę sprawozdawczości finansowej jednostek obsługiwanych obejmującą: sprawozdania budżetowe, finansowe (bilans, rachunek zysków i strat), przygotowywanie informacji statystycznej oraz innych sprawozdań wymaganych odrębnymi przepisami prawa. Ponadto TCUW przekazuje jednostkom obsługiwanym informacje i dane niezbędne do przygotowania przez jednostki obsługiwane projektów planów finansowych i ich aktualizacji oraz innych wymaganych sprawozdań.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych w ramach optymalizacji procesów zachodzących w jednostkach obsługiwanych w korelacji do usług wspólnych dokonuje gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych. TCUW opracowuje wspólne parametry dla obsługiwanych jednostek w obszarze księgowości, płac, tworzenia mierników efektywności i wskaźników ryzyka.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych prowadzi pełną rachunkowość jednostek obsługiwanych, w ujęciu analitycznym i syntetycznym. TCUW odpowiedzialny jest za sporządzenie sprawozdań budżetowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczanie inwentaryzacji jednostek obsługiwanych. W ramach usług rachunkowości TCUW dokonuje: sprawdzenia dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, kwalifikowania dowodów księgowych według właściwych podziałów klasyfikacji budżetowej, dekretowania dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. TCUW prowadzi również kontrolę terminowości rozliczeń i zobowiązań jednostek obsługiwanych.
Toruńskie Centrum Usług Wspólnych odpowiedzialne jest za sporządzanie list płac pracowników jednostek obsługiwanych zgodnie z obowiązującymi przepisami, zarówno dla nauczycieli, pracowników administracyjnych, obsługi i innych. TCUW dokonuje stosownych oraz terminowych potrąceń z wynagrodzenia pracowników i innych wypłat, prowadzeni ewidencję analityczną wynagrodzeń pracowników jednostek obsługiwanych. Do zadań TCUW w zakresie płacowym należy również: wydawanie zaświadczeń pracownikom jednostek obsługiwanych dotyczących wynagrodzeń, w tym do celów emerytalno-rentowych, sporządzanie meldunków z płac w terminie określonym przez organ prowadzący, zgłaszanie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przekazywanie składek oraz wystawianie stosownych zaświadczeń pracownikom, potrącanie, przekazywanie i rozliczanie podatku od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia oraz innych wypłat zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a także dokonywanie wypłat i prowadzenie ewidencji analitycznej funduszu świadczeń socjalnych.
Klauzula informacyjna przetwarzania danych osobowych w Toruńskim Centrum Usług Wspólnych
Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L Nr 119, str. 1), zwanego dalej „RODO” informuje, że:
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Toruńskie Centrum Usług Wspólnych z siedzibą przy pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń, tel. 56 611 89 91, mail: sekretariat@tcuw.torun.pl reprezentowane przez Dyrektora Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych.
2. Nadzór nad prawidłowym przetwarzaniem danych osobowych związanych z realizacja usług świadczonych przez Toruńskie Centrum Usług Wspólnych pełni Inspektor Ochrony Danych, z którym można kontaktować się mailowo: rodo1@tcuw.torun.pl, telefonicznie: 56 611 89 92 lub pisemnie na adres: pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń.
3. Administrator danych osobowych przetwarza Pani/Pana dane osobowe w celu i w zakresie niezbędnym do: świadczenia przez TCUW usług wynikających z obowiązujących przepisów prawa, zawartych umów oraz na podstawie udzielonej zgody.
4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celu/celach:
a) wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Toruńskim Centrum Usług Wspólnych określonych w Statucie Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych nadanego Uchwałą Nr 466/16 Rady Miasta Torunia z dnia 24.11.2016 r. w sprawie utworzenia samorządowej jednostki organizacyjnej „Toruńskie Centrum Usług Wspólnych” nadania jej statutu oraz wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Toruń, wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
b) realizacji umów zawartych z podmiotami działającymi na rzecz Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych.
5. W związku z przetwarzaniem danych w celach, o których mowa w pkt 4, odbiorcami
Pani/Pana danych osobowych mogą być:
a) organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
b) inne podmioty, które na podstawie stosownych umów podpisanych z Toruńskim Centrum Usług Wspólnych przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Toruńskie Centrum Usług Wspólnych reprezentowane przez Dyrektora Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych.
6. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w pkt 4, uwzględniając okresy przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy oraz przez okresy oraz w zakresie wymaganym przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa. Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przechowywane do momentu wycofania zgody.
7. W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące uprawnienia:
a) prawo dostępu do danych osobowych, w tym prawo do uzyskania kopii tych danych;
b) prawo do żądania sprostowania (poprawiania) danych osobowych;
c) prawo do żądania usunięcia danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym);
d) prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
e) prawo do przenoszenia i aktualizacji danych;
f) prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
8. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO), przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, z obowiązującym prawem.
9. Przetwarzanie danych osobowych nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.
10. W przypadku powzięcia informacji o niezgodnym z prawem przetwarzaniu w Toruńskim Centrum Usług Wspólnych Pani/Pana danych osobowych, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
11. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, podanie przez Panią/Pana danych osobowych Administratorowi ma charakter dobrowolny.
12. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest obowiązkowe w sytuacji, gdy przesłankę przetwarzania danych osobowych stanowi przepis prawa lub zawarta między stronami umowa.
13. Szczegółowych informacji dotyczących złożenia żądania udziela Inspektor Ochrony Danych. W celu złożenia żądania związanego z wykonaniem praw należy skierować wniosek na adres mailowy: rodo1@tcuw.torun.pl lub udać się do biura TCUW przy Pl. Św. Katarzyny 9, 87-100 Toruń. Przed realizacją Pani/Pana uprawnień będziemy musieli potwierdzić Pani/Pana tożsamość (dokonać Pani/Pana identyfikacji).
pl. Św. Katarzyny 9
87-100 Toruń
sekretariat@tcuw.torun.pl
tel. 56 6118991