Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jest samorządową jednostką organizacyjną Gminy Miasta Toruń, powołaną na mocy uchwały nr 466/16 Rady Miasta Torunia z dnia 24 listopada 2016 roku.   Działalnością Toruńskiego Centrum Usług Wspólnych kieruje Dyrektor powołany przez Prezydenta Miasta Torunia.

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych rozpoczęło swoją działalność w dniu 1 grudnia 2016 roku, a z dniem 1 lutego 2017 roku objęło usługą wspólną 22 jednostki oświatowe w Toruniu. Do dnia 1 sierpnia 2017 roku usługą wspólną objęte zostaną wszystkie – 70 jednostek oświatowych w Toruniu. 

Koncepcja działania przy wsparciu centrum usług wspólnych pojawiła się w Stanach Zjednoczonych. Pierwszymi przedsiębiorstwami, które wcieliły ją w życie były Ford, General Electric i Baxter Healthcare w połowie lat 80. XX wieku. Następnie wdrażały ją przedsiębiorstwa z Europy, m.in. Intel, Whirlpool, Allergen w latach 90. XX wieku. 

W Polsce pierwsze centra usług wspólnych zaczęły powstawać na początku XXI wieku, z największą falą inwestycji przypadającą na okres po wstąpieniu Polski do Unii Europejskiej. 

Najczęściej świadczonymi usługami przez centra są usługi księgowe.

Głównym celem tworzenia centrów usług wspólnych jest ograniczenie kosztów poprzez wyeliminowanie powielania czynności przez pracowników rozproszonych jednostek i świadczenie ich z jednego, centralnego miejsca. Najczęściej dotyczy to powtarzalnych czynności, które nie wchodzą w zakres działalności podstawowej tych jednostek, takich jak księgowość, obsługa płatności i płace. 

Wśród innych korzyści wymienia się poprawę funkcjonowania dzięki ujednoliceniu procesów i procedur, lepszą kontrolę wewnętrzną, skrócenie czasu raportowania do spółki-matki, lepszy obieg dobrych praktyk i wiedzy w organizacji.

Jednostki oświatowe

Centralizacja rozliczeń podatku VAT

Sprawozdawczość finansowa i budżetowa

SCHEMAT ORGANIZACYJNY JEDNOSTKI

Zakres świadczeń

Zarządzanie finansami

Rachunkowość

Sprawozdawczość finansowa

Podatek VAT

Płace

Rozliczenia ZUS i US

Podatek VAT

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych odpowiedzialne jest za konsolidację podatku VAT dla całej Gminy Miasta Toruń. W ramach świadczonej usługi TCUW dokonuje m.in.: weryfikacji rejestrów cząstkowych VAT przekazanych przez jednostki obsługiwane dla celów rozliczania podatku VAT, dotyczących realizowanych przez nie transakcji sprzedaży oraz zakupu towarów i usług. Wprowadza następnie  odpowiednie dane do rejestru zbiorczego, a w efekcie dokonuje konsolidacji danych cząstkowych do sporządzania deklaracji zbiorczej VAT-7 dla Gminy Miasta Toruń.

Rozliczenia US, ZUS

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych jest odpowiedzialne za dokonywanie rozliczeń z Urzędem Skarbowym, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, PEFRON i innymi instytucjami administracyjnym dla jednostek obsługiwanych.

Sprawozdawczość finansowa

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych prowadzi obsługę sprawozdawczości finansowej jednostek obsługiwanych obejmującą: sprawozdania budżetowe, finansowe (bilans, rachunek zysków i strat), przygotowywanie informacji statystycznej oraz innych sprawozdań wymaganych odrębnymi przepisami prawa. Ponadto TCUW przekazuje jednostkom obsługiwanym informacje i dane niezbędne do przygotowania przez jednostki obsługiwane projektów planów finansowych i ich aktualizacji oraz innych wymaganych sprawozdań.

Organizacja i Zarządzanie procesami

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych w ramach optymalizacji procesów zachodzących w jednostkach obsługiwanych w korelacji do usług wspólnych dokonuje gromadzenia, przetwarzania i analizowania danych. TCUW opracowuje wspólne parametry dla obsługiwanych jednostek w obszarze księgowości, płac, tworzenia mierników efektywności i wskaźników ryzyka.

Rachunkowość

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych prowadzi pełną rachunkowość jednostek obsługiwanych, w ujęciu analitycznym i syntetycznym. TCUW odpowiedzialny jest za sporządzenie sprawozdań budżetowych zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczanie inwentaryzacji jednostek obsługiwanych. W ramach usług rachunkowości TCUW dokonuje: sprawdzenia dokumentów pod względem formalno-rachunkowym, kwalifikowania dowodów księgowych według właściwych podziałów klasyfikacji budżetowej, dekretowania dowodów księgowych zgodnie z obowiązującymi przepisami. TCUW prowadzi również kontrolę terminowości rozliczeń i zobowiązań jednostek obsługiwanych.

Płace

Toruńskie Centrum Usług Wspólnych odpowiedzialne jest za sporządzanie list płac pracowników jednostek obsługiwanych zgodnie z obowiązującymi przepisami, zarówno dla nauczycieli, pracowników administracyjnych, obsługi i innych. TCUW dokonuje stosownych oraz terminowych potrąceń z wynagrodzenia pracowników i innych wypłat, prowadzeni ewidencję analityczną wynagrodzeń pracowników jednostek obsługiwanych. Do zadań TCUW w zakresie płacowym należy również: wydawanie zaświadczeń pracownikom jednostek obsługiwanych dotyczących wynagrodzeń, w tym do celów emerytalno-rentowych, sporządzanie meldunków z płac w terminie określonym przez organ prowadzący, zgłaszanie pracowników do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, przekazywanie składek oraz wystawianie stosownych zaświadczeń pracownikom, potrącanie, przekazywanie i rozliczanie podatku od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia oraz innych wypłat zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, a także dokonywanie wypłat i prowadzenie ewidencji analitycznej funduszu świadczeń socjalnych.